Como gerenciar uma empresa que trabalha 100% no modelo Home Office?

17 de março de 202017 de março de 2020Fabrício LimaDBA Remoto, Notícias

Fala Pessoal,

Com a Pandemia do Coronavírus, o assunto Home Office voltou a ser muito debatido nos meios de comunicação.

Algumas empresas não curtem muito essa ideia. Já a galera que trabalha com TI, grande parte dela sonha com um trabalho que permita Home Office, nem que seja por alguns dias na semana.

A ideia desse post não é dar dicas para você trabalhar com Home Office (vou indicar duas referências para isso no final), mas sim contar um pouco de como é o dia a dia de uma empresa que trabalha 100% no modelo home office e responder essas duas perguntas que me fazem com frequência:

Fabrício, quais ferramentas você usa para controlar o time?
Fabrício, como você faz para manter a produtividade da equipe?

São perguntas que vou compartilhar com vocês nesse post.

Para quem ainda não me conhece, meu nome é Fabrício Lima, sou CEO da Power Tuning – Performance em Dados, uma consultoria que está no mercado há quase 6 anos e até esse momento (16/03/2020) já atendeu mais de 290 clientes diferentes de todas as regiões do Brasil e também clientes de outros países.

Nossa empresa possui mais de 20 consultores divididos em dois times: BI e Administração de BD (ETL\DW\Power BI e SQL Server)

O detalhe mais importante e que me fez escrever esse post é: Não temos escritório!!!

290 clientes atendidos e mais de 20 consultores sendo gerenciados 100% de forma remota.

Agora vou compartilhar com vocês como trabalhamos aqui e certamente vocês deixarão alguma dica aí nos comentários que possa nos ajudar a melhorar algo na forma como trabalhamos hoje.

Fabrício, quais ferramentas você usa para controlar o time?

Ferramentas para Comunicação Interna

Nesses 5 anos iniciamos nossa jornada utilizando um grupo no Skype para comunicação entre os consultores. Atendeu bem com poucos clientes e consultores.

O negócio cresceu muito e decidimos investir no Slack que era a ferramenta da moda na época com muitas indicações.

Foi uma mudança sensacional!!! Passamos a ter uma organização muito maior do que tínhamos só com o grupo da empresa no Skype. Ajudou demais no gerenciamento do time remoto.

Contudo, em 2019, a Power Tuning se tornou Microsoft Gold Partner.

Com isso, passamos a ter direito a 100 licenças do Teams para utilizar em nossa organização.

Na mesma semana, matamos o Slack e migramos nossa comunicação interna para o Teams. Tivemos alguma resistência de consultores à mudança (normal), mas após 2 meses ninguém nem lembrava mais como o Slack era.

Galera, o Teams é SENSACIONAL!!! Com o Slack ainda fazíamos reuniões via skype ou outras ferramentas online.

Com o teams ficou muito mais fácil realizar reuniões com os clientes (só mandar um invite) e reuniões internas. Podemos gravar essas reuniões para assistir quando quisermos. A qualidade é excelente!

O Teams tem muitas integrações. As principais que usamos são:

Trello para controlar alguns assuntos internos;
Recebimento de alguns e-mails específicos que definimos dentro de um canal do teams para que possamos debater sobre o email ou atuar em cima dele;
Onenote com uma WIKI que contêm os procedimentos internos para ajudar o time;
Sharepoint com os documentos e arquivos que utilizamos no dia a dia.

Tenho certeza que ainda não usamos tudo o que o Teams tem a nos oferecer. Deve ter muita coisa a ser explorada ainda.

Caso tenha interesse em conhecer mais sobre toda a plataforma de produtividade Office 365, incluindo Teams, Sharepoint, Power Apps, indico que procurem os Mvps Douglas Romão e Mario Trentim da Trentim – Gestão & Tecnologia que são referência no assunto.

Ferramenta de Chamados e Controle de Horas

Iniciei a Power Tuning sozinho controlando as horas de trabalho dos clientes dentro de arquivos word. A cada atendimento, abria o arquivo word, registrava, fazia uma conta manual somando as horas e salvava. No fim do mês, criava um arquivo novo manualmente para fazer os novos atendimemtos daquele mês.

Como devem imaginar, isso não tinha muito futuro.

Com o tempo, passamos a utilizar uma ferramenta chamada Movidesk.

Essa ferramenta mudou nossa vida drasticamente assim como o Slack/Teams fizeram.

Nela passamos a ter um controle completo de chamados, o que nos fez organizar muito melhor todas as demandas do nosso time.

Junto com o controle de chamados, também passamos a ter um gerenciamento de horas automatizado.

Antes do movidesk controlávamos a produtividade do time em uma ferramenta de Timesheet, mas os consultores também precisavam registrar no Word para enviar ao cliente quando preciso. Ou seja, era horrível.

Com o Movidesk, juntamos a ferramenta de Timesheet, o Word e até alguns quadros do Trello, já que lá temos um kanban que passamos a utilizar para gerenciar os chamados dos consultores.

O Movidesk nos dá uma API para consultar nossos dados. Assim, nosso amigo Dirceu Resende fez um ETL para importar esses dados para uma base nossa, onde criamos relatórios por e-mail e dashboards no power bi para ajudar a monitorar a produtividade do time. Sensacional!!!

Além disso, um sistema de tickets tem ajudado a construir nossa base de casos.

Temos um histórico dos atendimentos e se não conseguimos falar com alguém, podemos ir no sistema e consultar o ticket daquele problema, ver o que já foi testado e analisado, etc.

Também é possível pesquisar uma mensagem de erro, por exemplo, e encontrar como um consultor lidou com aquele problema “anteriormente”.

Como você faz para manter a produtividade da equipe?

Não vou dizer que é fácil gerenciar um time de 20 pessoas de forma remota tentando manter eles produtivos todos os dias sem ver o que eles estão fazendo lá do outro lado. É um exercício diário de acompanhamento que temos que fazer.

Controle de Entrada e Saída

Para começar, temos que ter horários bem definidos.

Nosso time de DBA trabalha em uma escala 24×7 para monitorar o banco de dados dos nossos clientes. Então, cada DBA tem seu horário bem definido para entrar e sair. Claro que somos MUITO flexíveis com trocas e imprevistos que acontecem no dia a dia.

Temos um canal no Teams apelidado de Ponto Eletrônico, onde os consultores registram as seguintes atividades diariamente:

Início do expediente;
Pausa para o lanche da manhã (famoso cafezinho);
Retorno do lanche da manhã;
Ida para o almoço;
Retorno do almoço;
Pausa para o lanche da tarde;
Retorno do lanche da tarde;
Fim do expediente.

Dessa forma, olhando esse canal já sabemos quem “está na empresa” e caso tenha alguma demanda posso direcionar para aquele consultor que está no trabalho.

Metas para os Consultores

Nosso time trabalha 8 horas por dia assim como todo mundo, mas em nenhuma empresa um colaborador produz 8 horas reais de trabalho por dia. Dessa forma, definimos uma meta entre 5 e 6 horas (dependendo da função/turno) de trabalho real em clientes com os Tickets na ferramenta do movidesk.

Parece fácil bater essa meta, mas não é. Como experiência própria, vão ter muitos dias que eles vão produzir menos que a meta e outros que vão produzir mais.

Como não estamos vendo o motivo do consultor remoto não produzir o mínimo da meta, nosso trabalho como gestor é entender o que aconteceu para tentar ajudar essa pessoa nessa organização e na sua produtividade diária.

Todo dia recebemos um e-mail com a produtividade do dia anterior e todos os consultores conseguem ver a sua produtividade, assim como o acompanhamento da sua meta do mês.

Ou seja, cada consultor tem uma meta mínima para cumprir remotamente e controlamos isso através da ferramenta de chamados.

Pausa para uma dica de carreira:

“Eu, Fabrício Lima, nunca fui de ficar satisfeito com a média ou de fazer só aquilo que me pediam. Sempre me esforcei para fazer um algo a mais e isso deu muito certo na minha carreira, onde tive muitos reconhecimentos.

Com esse relatório de produtividade, certamente me esforçaria para sempre estar nas primeiras posições e me destacar mesmo trabalhando remoto. Jamais faria minha meta mínima e pararia de produzir por já ter feito o suficiente.

O suficiente não é suficiente para mim! (parece até frase de coach essa… rsrs)”

Motivação do time

Com esses dados de produtividade, a cada mês validamos quem bateu a meta para no final do ano dar um bônus em dinheiro proporcional a quantidade de meses que esse consultor bateu a meta.

Nosso objetivo é que eles não trabalhem pouco, mas também não trabalhem muito para compensar os dias que trabalharam pouco. Dessa forma, quem mais bate a meta por mês ganha uma tarde de folga no mês seguinte. Chamamos de tarde livre, que normalmente eles utilizam na sexta-feira (Porque será?).

Reuniões de Equipe

Semanalmente realizamos uma reunião com o time de DBA e outra com o Time de BI.

Essa reunião acaba sendo um momento de descontração do time onde debatemos os projetos em andamento, zoamos um pouco alguém, compartilhamos um caso interessante que aconteceu em algum cliente e ouvimos feedbacks deles.

Os líderes possuem outras reuniões individuais com os consultores durante a semana para outros alinhamentos pontuais.

Considerações finais

Eu sempre digo para nossos consultores que meus olhos são as respostas que eles dão para os clientes via whatsapp/Skype/Email e os chamados que eles registram no movidesk. Se não demostrarem trabalho nessas ferramentas, não estão sendo vistos.

Quem estiver respondendo mais clientes e com uma produtividade alta no mês, estarão mais bem avaliados pelos líderes. Da mesma forma, quem responde pouco os clientes e registra pouca produtividade também estará sendo notado pelo lado negativo.

Deixando isso claro para a equipe e contando com o apoio deles, é bem viável entregar todos os projetos com qualidade e sem ter que trabalhar presencialmente em um escritório.

Hoje podemos escolher consultores em qualquer lugar do Brasil, não fico restrito à região onde minha empresa teria um escritório, não preciso fazer ninguém se mudar para minha cidade, minhas possibilidades se abrem para achar os talentos espalhados pelo Brasil.

Com os 2 novos consultores que estão chegando, teremos 8 consultores no estado de SP, 5 no ES, 3 em MG, 2 no DF, 1 no MA, 1 no CE e outro que agora 1 que foi para o Caribe, mas continua nos ajudando de lá.

Ou seja, o Home Office hoje ao invés de atrapalhar a empresa com a falta de produtividade do colaborador, reduz muito os meus custos e é um trunfo da nossa empresa para reter profissionais e encontrar talentos em qualquer lugar que tenha uma boa internet.

Tem consultor nosso que deixou de gastar 3 horas no trânsito por dia quando começou a trabalhar conosco. Demos 3 horas de vida a mais para essa pessoa.

Espero que tenha contribuído um pouco com a nossa experiência de Home Office aqui na Power Tuning.

Você é um consultor e quer dicas de como trabalhar com Home Office, veja os dois posts abaixo dos meus amigos Diego Nogare e Dirceu Resende:

Deixe sua opinião sobre o assunto nos comentários e também nos dê novas dicas para utilizarmos aqui na Power Tuning.

Gostou desse Post?

Curta, comente, compartilhe…

Curta nossa página no Facebook , LinkedIn e Instagram para receber Dicas de Leituras, Vídeos e Eventos sobre SQL Server.

Até a próxima.

Abraços,

Fabrício Lima

CEO na Fabrício Lima Soluções em BD

Microsoft Data Platform MVP

Instagram:@fabriciofrancalima

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/fabriciofrancalima/

Consultoria: [email protected]